Veel discussie en weinig resultaat tijdens vergaderingen?

Hoe zorg je dat je op een lijn komt met betrekking tot het doel van de vergadering?

Eén van de redenen dat we zoveel discussiëren tijdens vergaderingen is omdat we niet op een lijn zitten over het doel van de vergadering of agenda punt.

  • Wat is nu het onderwerp exact?
  • Wat is de vraag?
  • Waarom bespreken we dit?
  • Wat wordt er van mij verwacht?

We denken dat we op één lijn zitten. Maar dat is vaak niet het geval.


Hoe zorg je dat je op een lijn komt met betrekking tot het doel van de vergadering?
  • Agenda opstellen en vooraf toesturen
  • Agenda toelichten aan het begin van de vergadering
  • Een presentatie geven over het onderwerp aan het begin van de vergadering

Dit zal allemaal helpen. Maar het is wel eenrichtingsverkeer. Om op een lijn te komen is meer nodig. Je zult deelnemers de gelegenheid moeten geven om de verwachtingen die ze zelf hebben te onderzoeken en te uiten. Je zult een gedeeld referentiekader voor de bijeenkomst moeten creëren. 

Zelf besteed ik tijdens bijeenkomsten die ik als facilitator leid hier veel aandacht aan. Sommige deelnemers krijgen dan in het begin het gevoel dat ‘het niet opschiet’. Maar ze merken vervolgens dat de rest van de bijeenkomst veel vlotter verloopt en er makkelijker resultaten geboekt worden.

Hoe kun je werken aan een gedeeld referentiekader voor de vergadering?

Hierna beschrijf ik een van de manieren waarop je dit kunt doen.

  1. Aan het begin van de vergadering vertel je kort over het onderwerp en vraag je vervolgens de deelnemers naar hun verwachtingen. Geef iedereen even de tijd om erover na te denken. Waar denk je aan bij dit onderwerp, waarom bespreken we dit, wat kun jij bijdragen?
  2. Vraag iedereen om beurten te vertellen wat hun verwachting is. En het volgende is belangrijk: Noteer op een flip of whiteboard de antwoorden kernachtig op. Let er wel op dat je alleen woorden gebruikt van de deelnemers zelf.
  3. Als iedereen is geweest, bespreek je samen het resultaat van deze inventarisatie.
  4. Creëer nu een gezamenlijke omschrijving (of tekening) van het agenda punt.
  5. Zorg dat dit gedurende vergadering zichtbaar blijft voor iedereen.

Succes!

Yvonne Lemmens