Goede bijeenkomsten ontstaan niet vanzelf
Een bijeenkomst zoals een overleg, vergadering of workshop kan zomaar ineffectief, vermoeiend of frustrerend worden.
Dit is wat mensen dan achteraf zeggen:
- We bleven maar praten.
- Iedereen knikte, maar in de pauze hoorde ik toch een heel ander verhaal.
- Ik kwam er niet tussen. Het waren weer dezelfde drie mensen die aan het woord waren.
- Waarom nodigen ze ons uit als ze vervolgens alleen maar zenden?
- Bij ieder idee kwam meteen een 'ja, maar...'.
- Er kwam eigenlijk niets nieuws uit.
- We hebben van alles op post-its geschreven, en daarna nooit meer iets gehoord.
- Ondanks dat duidelijk was dat het vraagstuk nog niet helder was, gingen we toch over oplossingen discussiëren.
Waar het vaak misgaat
Dat vind ik ongelofelijk jammer. Je kunt als manager, adviseur of facilitator, die de bijeenkomst begeleidt, van alles doen om dit te voorkomen: een goede voorbereiding, een goede programmaopbouw, goede werkvormen en goede begeleiding tijdens de bijeenkomst. Dat zijn waardevolle middelen voor een effectieve bijeenkomst.
Maar ze vormen naar mijn idee niet de kern. Want wat is dan eigenlijk 'goed'? En wat heb je als begeleider van de bijeenkomst te doen om daar te komen?
De kern: werk aan de condities voor effectieve bijeenkomsten
Werk aan de condities waarin een groep goed kan denken, spreken en samenwerken. Ga voortdurend na: wat heeft deze groep op dit moment nodig? Daarvoor moet je in verbinding zijn en blijven met de groep, en niet blijven vasthouden aan je favoriete werkvorm of je draaiboek.
Als facilitator, voorzitter of procesbegeleider creëer je de condities waarin een groep makkelijker effectief kan zijn.
Faciliteren gaat niet om werkvormen en draaiboeken, maar om het creëren van de juiste condities voor effectieve bijeenkomsten.
Ik richt me daarom op vijf condities voor effectieve bijeenkomsten:
- Focus geeft richting aan het gesprek
- Veiligheid zorgt dat mensen durven spreken
- Participatie brengt perspectieven in het gesprek
- Creativiteit maakt nieuwe inzichten mogelijk
- Eigenaarschap verbindt het gesprek met actie
Wat betekent dit voor jouw manier van faciliteren?
Als facilitator heb je dus kennis nodig over deze vijf condities, en over de mechanismen waardoor focus, veiligheid, participatie, creativiteit en eigenaarschap ontstaan. Pas dan ben je in staat om een goed programma te vormen, goede werkvormen te kiezen (of te creëren) en de groep tijdens de bijeenkomst effectief te begeleiden.
Dat geldt ook wanneer je AI inzet bij het bedenken van programma's of werkvormen: hoe beter je deze condities kent, hoe gerichter je aan AI kunt meegeven wat de groep nodig heeft.
Deze vijf condities vormen de basis van mijn werk als facilitator of dagvoorzitter, en het is ook wat ik mijn deelnemers in mijn trainingen faciliteren leer.
Yvonne Lemmens
Facilitator | Dagvoorzitter | Trainer
