Een gedeeld beeld van de toekomst en bewustwording van hoe men al handen en voeten geeft aan de missie en visie.

Opdrachtgever

Fundament is een stichting met drie onderdelen: Bibliotheek, Muziek en Dans en Sociaal Werk. De stichting is actief in de gemeente Losser (Overijssel) en draagt bij aan een gezonde en sprankelende samenleving. Dit doet de stichting door activiteiten aan te bieden die persoonlijke ontwikkeling en de samen- en zelfredzaamheid versterken.

De opdracht

Begeleid 4 interne sessies als onderdeel van het proces voor het meerjarenbeleid Fundament. Het proces is gebaseerd op de methode Appreciative Inquiry.

De huidige missie en visie vormen het uitgangspunt.

Tijdens de sessie gaat een groep medewerkers aan de slag met:

• Onderzoeken: Welke kwaliteiten, kennis en ervaringen zijn al aanwezig?
• Dromen: Hoe ziet de toekomst eruit (beeld) wanneer alle kennis, kunde en creativiteit maximaal wordt aangewend?

Het resultaat per sessie is een gedeeld beeld van de toekomst en bewustwording bij de deelnemers van hoe men al handen en voeten geeft aan de missie en visie.

Onze aanpak

De bijeenkomst is samen met de directeur, de manager én de werkgroep voorbereid. Hierdoor werd het eigenaarschap voor de bijeenkomst direct vanaf het begin gedeeld.

Het proces voor het meerjarenbeleid is gebaseerd op de methode Appreciative Inquiry. De werkgroep had al goed nagedacht over de thema’s die ze in de sessies wilden bespreken. Hoe geven we al handen en voeten aan onze visie en missie? En wat zijn onze dromen voor de toekomst?

We hebben tijdens de voorbereidingen ook twee cruciale vragen besproken:

• Wat hopen we dat de deelnemers na afloop over de sessie zullen zeggen?
• Stel je voor dat je de sessie vanuit een luchtballon of drone bekijkt, wat zie je dan gebeuren?

De antwoorden op deze vragen waren leidend voor het ontwerp van de sessies. Tijdens het programma hebben we twee werkvormen toegepast die naadloos aansloten bij de Appreciative Inquiry methode: storytelling en de coverstory. Deze werkvormen boden een praktische invalshoek en vergemakkelijkten het voor alle deelnemers om actief bij te dragen aan de bijeenkomst.

Het resultaat

Deze aanpak resulteerde in een vruchtbare sessie waarbij iedere deelnemer zich betrokken voelde en waardevolle inzichten kon delen, gericht op de toekomst.

Effectief betrekken van stakeholders met diverse kennis en belangen

Hoe kunnen we in gesprek gaan met stakeholders? Hoe kunnen we de inbreng van stakeholders op een effectieve en efficiënte manier verzamelen of voorstellen toetsen?

In 2023 is de start gemaakt met het schrijven van het Circulair Materialenplan (CMP).

Een onderdeel van dit proces was het effectief en efficiënt betrekken van stakeholders met diverse kennis en belangen. Zo zijn er bijeenkomsten georganiseerd met de branches en medeoverheden over de ketenplannen voor hout, textiel en zonnepanelen.

Het doel was om hun inbreng te verzamelen en voorstellen te toetsen, waarbij het cruciaal was om hun kostbare tijd optimaal te benutten.

Onze aanpak

Per ketenplan hebben we een sessie ontworpen en gefaciliteerd.

Onze voorbereidende fase omvatte een diepgaande analyse van de doelstellingen van elke bijeenkomst. Wat is het exacte doel? Wat zijn de vragen zijn die gesteld moeten worden? Wat is echt belangrijk voor de opdrachtgever én wat is belangrijk voor de stakeholder die uitgenodigd wordt? Wat zeggen de deelnemers na afloop over de bijeenkomst? Wat hebben we concreet in handen en wat gaat daarmee gebeuren?

Bij elkaar komen moet voor alle partijen de moeite waard zijn. Hierbij lag de focus op het realiseren van interactie. We ontwierpen elk programma zodanig dat het bijdroeg aan een gelijkwaardige participatie van alle aanwezigen.

Tijdens de sessie hebben we gezorgd voor de juiste focus en de participatie van alle deelnemers bewaakt. We beheerden de tijd strikt en zorgden ervoor dat alle sessies punctueel eindigden, wat onze standaard is.

Het resultaat

De sessies resulteerden in een erkende afstemming van de belangen van de stakeholders en een rijke uitwisseling van kennis en ervaringen over de gehele keten.

De betrokken ambtenaren verkregen waardevolle, bruikbare inzichten voor de verdere ontwikkeling van het CMP.

De feedback van deelnemers was uiterst positief, waarbij men de efficiëntie en effectiviteit van de interactie benadrukten.

Conclusie

Onze zorgvuldige aanpak en deskundige facilitatie van de stakeholdergesprekken hebben bijgedragen aan het succesvol verzamelen van essentiële input voor het Circulair Materialenplan, waardoor duurzame vooruitgang binnen de betrokken sectoren bevorderd wordt.

Hoe kunnen we met verschillende partijen ideeën bedenken voor betekenisvolle uitjes in het waddengebied? En het mede-eigenaarschap van partners voor het vervolgtraject bevorderen?

Een kustlijn zonder afval. Samen ideeën bedenken voor betekenisvolle uitjes. Betekenisvol voor de natuur en omgeving, de toerist en de organisaties in het gebied.

Samenwerking aanzwengelen, activiteiten op elkaar afstemmen en deze in arrangementen beschikbaar maken voor individuen en groepen die zich willen inzetten voor een schoon Waddengebied.

In twee dagen tijdens het toeristisch laagseizoen met ondernemers en organisaties die zich inzetten voor het Waddengebied mogelijkheden bedenken én ingangzetten. Een groep deelnemers met passie voor de omgeving, die hun kostbare tijd besteden aan co-creatie. De sessie moest dus dynamisch zijn en concrete resultaten opleveren.

Onze aanpak

Om deze ambitieuze doelen te verwezenlijken, hebben we een strategie uitgestippeld die de deelnemers centraal stelde en hen mede-eigenaars maakte van het proces. Hierbij hebben we enkele essentiële elementen toegepast:

Respect voor de tijd en inzet

We erkenden de waarde van de tijd die kleine ondernemers aan deze bijeenkomst besteedden. Voor sommigen betekende deelname zelfs tijdelijke sluiting van hun bedrijf. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat de sessie niet alleen langetermijnvoordelen bood, maar ook directe meerwaarde opleverde. Door ruimte te creëren voor onderling contact tussen de ondernemers, konden zij waardevolle verbindingen leggen en directe voordelen realiseren.

Mede-eigenaarschap van het proces 

Bij het ontwerp en de leiding van de sessie lag de nadruk op het betrekken van alle deelnemers vanaf het begin. Dit was cruciaal, gezien het feit dat zij na afloop zelf aan de slag zouden moeten gaan met de resultaten van de co-creatie. Door iedereen mede-eigenaar te maken van het proces, stimuleerden we betrokkenheid en commitment.

Het resultaat

Met een groep gepassioneerde deelnemers die zich inzetten voor het behoud van het Waddengebied, hebben we in slechts twee dagen tijd concrete stappen gezet richting een schoner en betekenisvoller toerisme in het kustgebied. Door samen te werken, ideeën te genereren en actie te ondernemen, hebben we niet alleen een dynamische bijeenkomst gecreëerd, maar ook tastbare resultaten behaald die de toekomst van het Waddengebied zullen beïnvloeden.

Conclusie

Door middel van samenwerking en betrokkenheid van alle belanghebbenden, liggen uitdagende doelen binnen handbereik. Met een focus op directe meerwaarde en mede-eigenaarschap van het proces, hebben we een inspirerende bijeenkomst gerealiseerd die niet alleen de deelnemers, maar ook het Waddengebied zelf ten goede zal komen.

Hoe maak je ingewikkelde informatie boeiend en toegankelijk voor een grote groep deelnemers?

Ontwerp en begeleiding van vijf interactieve verdiepingsbijeenkomsten voor omgevingsdiensten, gericht op de implementatie van LAP3. Deze bijeenkomsten waren cruciaal voor het begrip van onderwerpen zoals de Leidraad Afvalstof of Product en Zeer Zorgwekkende Stoffen binnen de context van de circulaire economie. Onze rol omvatte het begeleiden van het team van experts en het faciliteren van de bijeenkomsten in Eindhoven, Zwolle, Arnhem, Dordrecht en Zaandam.

Voorbereiding op complexiteit

De complexiteit van de onderwerpen vereiste een zorgvuldige voorbereiding. We hebben grondig nagedacht over de essentiële onderdelen die behandeld moesten worden en de optimale opbouw van de sessies.

Actieve participatie en constructieve dialoog

Tijdens de bijeenkomsten hebben we een dynamische sfeer gecreëerd waarin deelnemers en experts op constructieve wijze kennis deelden. Dit bereikten we door:

• Aandacht voor deelnemers: We hebben veel aandacht besteed aan de ontvangst van de deelnemers.
• Kennismakingsvorm voor grote groepen: Met een speciale kennismakingsvorm werden deelnemers direct betrokken en verbonden met elkaar en het thema.
• Strakke tijdsbewaking en interactiebegeleiding: Onze facilitator zorgde voor een strakke tijdsbewaking en begeleidde de interactie, waardoor experts zich konden richten op de inhoud en deelnemers vrijuit konden delen.

Impact en resultaten

De resultaten waren significant:

• Kennisdeling: Er werd in korte tijd veel kennis gedeeld, wat resulteerde in een beter begrip van de behandelde onderwerpen.
• Ontwikkeling van instrumenten: De uitwisseling tussen experts van het ministerie en deelnemers heeft bijgedragen aan de verdere ontwikkeling van instrumenten binnen het Landelijk Afvalbeheerplan.